Lista de verificación para una experiencia virtual

Hace un año, tanto en Estados Unidos como en el resto del mundo, la pandemia de COVID-19 comenzó a desatar nuevas y duras realidades sobre todos nosotros, provocando un caos sin precedentes y cambios radicales. Durante este periodo de incertidumbre, prácticamente todos ideamos nuevas formas de realizar nuestras tareas diarias. Una de las habilidades que la mayoría adoptamos con mayor facilidad fue el uso de herramientas de comunicación virtual para compensar la pérdida de las interacciones cara a cara. Si bien anhelamos el día en que podamos volver a reunirnos regularmente en persona, la mayoría coincidimos en que el futuro probablemente implicará algún tipo de enfoque híbrido, combinando experiencias presenciales y virtuales.

Mientras planificamos el futuro, en Okuma America estamos estableciendo procedimientos operativos estándar (POE) para trabajar con tecnologías virtuales y brindar experiencias óptimas a nuestros clientes. A continuación, presentamos una lista de verificación que estamos elaborando para optimizar el desarrollo de nuestras experiencias virtuales y garantizar su buen funcionamiento. Esta lista puede utilizarse para diversos tipos de eventos, como presentaciones de productos, demostraciones, capacitaciones y presentaciones en vivo improvisadas, entre otros. Comparto este recurso con la esperanza de que les resulte útil para su negocio.

Lista de verificación de la experiencia virtual

▢ Establecer el enfoque temático/contenido
Es importante comenzar definiendo el tema que deseas abordar con tu audiencia. Elabora un esquema con los puntos clave, crea una lista de tomas y reúne los recursos necesarios (como imágenes, diapositivas, etc.).

▢ Define tu público objetivo
Asegúrate de que tu equipo comparta una comprensión clara del público objetivo específico al que te diriges, que podría incluir clientes, clientes potenciales y otros socios comerciales.

▢ Lista de productos/equipos
¿Qué productos cubrirá? Pueden ser equipos, herramientas tecnológicas, software o incluso servicios. Programe el uso de estos recursos según corresponda.

▢ Determinar el formato de entrega
Decide qué formato se adapta mejor a tu mensaje. Puede ser una sesión en directo improvisada, una sesión programada o un programa bajo demanda al que puedan acceder los inscritos.

▢ Seleccione el medio de entrega/destino
Se pueden utilizar diversos métodos de entrega, desde Microsoft Teams hasta las redes sociales o su propio sitio web.

▢ Identificar los recursos humanos
Tu equipo puede incluir a tu propio personal, expertos de organizaciones colaboradoras o profesionales. Para presentaciones más complejas, puede ser conveniente designar a un productor para que se encargue de los detalles.

▢ Anticipe las necesidades de las personas
Incluso en entornos de producción, es recomendable ayudar a los presentadores a lucir lo mejor posible. Ofrezca consejos de vestuario a quienes aparecen en cámara sin experiencia, y contar con un estilista de cabello y maquillaje en el lugar suele ser de gran ayuda. Asegúrese de que los presentadores reciban el equipo de seguridad adecuado (por ejemplo, gafas) y la capacitación necesaria.

▢ Pre-evento
La planificación previa al evento incluye el envío de invitaciones, la distribución de listas de verificación audiovisuales y encuestas. Configure la plataforma tecnológica que utilizará para los registros y realice pruebas piloto para asegurarse de que todo funcione correctamente.

▢ Durante el evento
Asegúrese de presentar a sus ponentes y de indicar los objetivos y temas que se tratarán. Establezca un centro de mando centralizado, designe a alguien para supervisar las interacciones en tiempo real (si procede) y asegúrese de contar con un plan audiovisual de respaldo.

▢ Evento posterior
Envía mensajes de seguimiento adecuados a los asistentes e incluye una encuesta posterior al evento para saber qué funciona bien y qué se puede mejorar.

▢ Tecnología
Existen muchas tecnologías que te ayudarán a producir un evento de calidad, desde cámaras y accesorios hasta micrófonos, iluminación y un teleprompter. En Okuma, hemos comprobado que contar con un carrito audiovisual completamente equipado permite tener a mano todo lo necesario.

Consideramos esta lista de verificación provisional y planeamos seguir perfeccionando nuestro enfoque a medida que realicemos pruebas y mediciones con el tiempo. Como en todo lo que hacemos en Okuma, nos guiamos por un espíritu de innovación continua. ¿Cómo van sus experiencias y eventos virtuales? ¿Añadiría algo a esta lista? No dude en compartir sus ideas y sugerencias mientras trabajamos juntos para crear experiencias virtuales exitosas.

Acerca de Annette Carroll
Annette Carroll es Directora de Marketing de Okuma America Corporation.
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