Cinco aspectos clave a considerar al implementar un nuevo sistema empresarial.

En 2016, Okuma America comenzó a trabajar en la implementación de un importante sistema empresarial que integraba nuestras tecnologías ERP (Planificación de Recursos Empresariales) y CRM (Gestión de Relaciones con el Cliente). Este ambicioso proyecto buscaba aumentar la eficiencia y la eficacia de la empresa. En 2018, con la puesta en marcha de nuestra nueva plataforma, Microsoft Dynamics 365 , observamos beneficios en toda la organización. Sin embargo, lo que jamás imaginamos en aquel momento fue el enorme impacto positivo que tendrían nuestras nuevas herramientas durante una crisis.

Durante la pandemia de COVID-19, hemos utilizado a diario algunas de las herramientas que ofrece este sistema, como Microsoft Teams (para reuniones virtuales). Nos consideramos afortunados de haber contado ya con herramientas que nos apoyan y facilitan el trabajo durante este periodo de cambios rápidos e intensos.

Para las empresas que se embarcan en la implementación de un sistema empresarial, la magnitud y el alcance del proyecto conllevan diversos desafíos. Como gerente de proyecto, puedo decir que tuvimos nuestra buena ración de ellos. En retrospectiva, puedo identificar varios factores clave que nos ayudaron a superar estos desafíos y alcanzar el éxito. A continuación, compartiré lo que considero las áreas más importantes a tener en cuenta al implementar un nuevo sistema empresarial.

1. Deje tiempo suficiente para la debida diligencia.
En las etapas iniciales del proyecto, asegúrese de dedicar el tiempo y los recursos suficientes para realizar una investigación y un análisis exhaustivos. Observe cómo otras empresas utilizan sus aplicaciones para comprender plenamente los detalles y el impacto que podrían tener en su organización. Involucre a sus principales partes interesadas y colabore con ellas para comprender a fondo las repercusiones y los resultados desde diferentes perspectivas.

Al comenzar, puede resultar tan fascinante aprender las distintas herramientas y su funcionamiento que es fácil perder de vista el panorama general y los cambios transformadores que traerá la nueva tecnología. Para abordar esta investigación con la profundidad que merece, dedíquele el tiempo y el espacio necesarios. Esto redundará en grandes beneficios para una implementación exitosa.

2. Contar con un sólido respaldo ejecutivo.
Durante el transcurso de nuestro proyecto, me encontré con varias otras empresas que seguían un camino similar al nuestro, con distintos niveles de implicación de la dirección. En mi experiencia, el apoyo de la alta dirección tiene un impacto significativo en el éxito de la implementación de un sistema empresarial y creo que es fundamental.

En Okuma America, contamos con el firme apoyo de Jim King , nuestro presidente y director de operaciones, y de Lisa Rummel, nuestra directora financiera en aquel entonces. Dejaron claro que este proyecto era fundamental para nuestra empresa y, por lo tanto, tendríamos acceso a los recursos necesarios. Jim siempre aprovechó la oportunidad para explicar cómo visualizaba el impacto positivo en el futuro de nuestra empresa y en nuestra capacidad para atender a nuestros clientes en el mercado. Esto proporcionó una motivación constante a nuestro equipo.

3. Elija un socio de implementación cualificado.
Durante nuestro proceso de identificación de proveedores, evaluamos a unos 20 proveedores diferentes, cada uno con un socio de implementación dedicado. En Microsoft, este socio es Hitachi Solutions. A medida que avanzaba el proceso de selección, quedó claro que Hitachi Solutions estaba sumamente interesado en cada detalle de nuestro negocio. Microsoft también se involucró mucho con nosotros y comprendió perfectamente nuestra visión para el proyecto. Debo decir que, sinceramente, no esperaba eso de una empresa de ese tamaño, pero su compromiso fue intenso y genuino.

Hasta el día de hoy, mantenemos una estrecha colaboración con los equipos de Microsoft y Hitachi Solutions , lo cual es otro resultado sorprendente, pero bienvenido. Sigo siendo un miembro activo del Consejo Asesor de Clientes de Microsoft y participo en las reuniones anuales de desarrolladores, lo que me permite estar al tanto de la evolución del producto a lo largo del tiempo.

4. Selecciona a tus jugadores con cuidado.
Para garantizar el éxito, lo ideal es contar con el mayor número posible de tus mejores talentos en el equipo de implementación. Es imposible maximizar el potencial de tu proyecto si no cuentas con tus profesionales estrella. Ellos conocen tu negocio mejor que nadie y saben cómo lograr resultados dentro de la organización. Para liderar este equipo, es ventajoso elegir a alguien respetado en todos los niveles. Contar con una persona con sólidas relaciones en toda la empresa y que goce de respeto facilita enormemente la tarea cuando se les pide a los miembros del equipo que trabajen arduamente en proyectos muy exigentes. También es útil elegir a alguien con una actitud serena, que no se deje llevar por las emociones ante los acontecimientos. Los desafíos son inevitables, y un liderazgo tranquilo puede ayudar al equipo a mantener el rumbo.

5. Considere un enfoque de liderazgo de doble vertiente.
Cuando se trata de implementar nuevos sistemas empresariales, las empresas suelen encomendar a su departamento de TI la dirección de este tipo de proyectos. Dada la naturaleza de la plataforma tecnológica, esto parece lógico. Sin embargo, dado el amplio alcance que tiene el impacto en toda la organización, conviene ampliar la perspectiva de liderazgo. Consideremos un enfoque integral que combine el liderazgo empresarial con el liderazgo de TI para obtener el máximo beneficio.

En los más de 120 años de trayectoria de Okuma, hemos atravesado numerosos periodos de transformación. Los afrontamos con entusiasmo, pues siempre nos hacen más inteligentes y fuertes, y la implementación de nuestro sistema empresarial fue un ejemplo más de este proceso. Hoy, la pandemia plantea nuevos desafíos, pero estamos bien preparados para adaptarnos a estos cambios y crear nuevas oportunidades para el futuro.

Acerca de Mike Vassil
Mike Vassil es Director de Operaciones de Okuma America Corporation.

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