Un enfoque por fases para la gestión de crisis

Las empresas llevan varias semanas lidiando con la conmoción provocada por el brote de coronavirus, y ya empezamos a vislumbrar la estructura del proceso. Creo que la clave para que las organizaciones superen esta situación con éxito reside en tener una perspectiva integral de las fases de la gestión de crisis y aplicar las mejores prácticas para cada una de ellas. Estas son algunas de las fases típicas en las que nos centramos aquí en Okuma America .

Fase uno: Respuesta

Personalmente, nunca he sido partidario de que los empleados trabajen desde casa. Creo que las interacciones humanas son fundamentales para el crecimiento y el desarrollo de la cultura empresarial, y colaborar en un espacio compartido facilita este proceso. Si uno está desconectado, incluso con la tecnología que permite trabajar desde casa, ¿cómo puede integrarse plenamente en la cultura de la empresa?

Sin embargo, la COVID-19 hizo necesaria la transición al teletrabajo, por lo que debíamos implementar una respuesta práctica. Esto marcó el inicio de la primera fase de nuestro proceso de gestión de crisis, la fase de respuesta, donde las acciones son muy reactivas y de ritmo acelerado.

Inmediatamente tuvimos que reevaluar nuestra forma de operar como empresa. Muchos de nuestros empleados nunca habían trabajado desde casa en toda su trayectoria profesional, por lo que experimentaron un cambio radical en poco tiempo. Para ayudarlos durante esta transición, priorizamos encontrar maneras de garantizar que los empleados se sintieran comprometidos y conectados con la empresa , aunque fuera de forma remota.

En la primera fase, definimos claramente las tareas para nuestros empleados, lo que les ayudó a mantenerse enfocados en sus responsabilidades laborales y eliminó cualquier incertidumbre sobre lo que debían hacer y su rol dentro de la empresa. Cuando las personas están confundidas y sus mentes están llenas de caos (y a veces incluso miedo), me parece muy útil darles algo en lo que concentrarse. Este enfoque resultó ser exitoso; de hecho, tanto es así que ahora puedo vislumbrar algunas de las oportunidades que el teletrabajo puede brindar.

Fase dos: Reintegración

Al finalizar la primera fase, nos enfocamos en pasar de un enfoque reactivo a uno más intencional con nuestros empleados. Esta es la fase en la que nos encontramos actualmente, a finales de mayo. Ahora, en lugar de centrarnos en comportamientos orientados a las tareas, nos preparamos para adaptarnos a un nuevo entorno de trabajo físico, conscientes de que las cosas serán diferentes. Nuestra prioridad ahora es definir cómo lograremos ser productivos en este nuevo entorno.

Hemos comprobado que algunos de nuestros empleados son muy productivos trabajando desde casa. Esto significa que, con la reincorporación, quizás debamos realizar pequeños ajustes en nuestras políticas. Tal vez podríamos designar a personas que trabajan desde casa para que acudan a la oficina un número determinado de días al mes, con el fin de mantener el contacto con la cultura de la empresa.

Además, existen numerosas directrices nuevas de los CDC, la OSHA y nuestras asociaciones industriales que describen las medidas a seguir en el lugar de trabajo durante la reapertura gradual de las instalaciones, antes de que haya una vacuna disponible contra la COVID-19. En Okuma, contamos con un equipo de reintegración para la COVID-19 que realiza análisis de riesgos en todos los aspectos de nuestro negocio para crear un entorno saludable y garantizar que nuestros empleados se sientan seguros al regresar al trabajo. En esta fase, también estamos preparando a la empresa para la recuperación y la restauración que vendrán después.

Creo que, ahora que estamos en la fase de reintegración, tenemos tiempo para planificar y definir con precisión el futuro de nuestra empresa y las estrategias que debemos ajustar. No queremos cambiar radicalmente la buena cultura empresarial que ya hemos construido, pero podemos implementar algunas medidas que nos permitirán mejorar aún más. En esta etapa, estoy impulsando a nuestra organización a ser muy intencional al trazar nuestra estrategia para el futuro.

Fase tres: Recuperación y restauración

En la tercera fase, nos centramos en la recuperación y la restauración. Creo firmemente que la cultura de nuestra empresa cambiará, y es nuestra responsabilidad asegurarnos de que ese cambio sea para mejor. Aquí, aplicamos las lecciones aprendidas en las fases uno y dos y analizamos los resultados positivos derivados de esta crisis. Es aquí donde definimos cómo podemos aprovechar los aspectos de nuestra nueva cultura para generar ventajas para nuestro futuro.

Nuestra nueva realidad podría incorporar el uso de la tecnología para interactuar con los clientes de forma virtual. Quizás nuestros vendedores no necesiten estar fuera de casa el 90% del tiempo. Imaginen cómo podría cambiar drásticamente la calidad de vida de algunos de estos empleados que históricamente han pasado entre el 80% y el 90% de su tiempo viajando. Si pudieran reducir ese tiempo en un 30% o un 40%, sería un resultado maravilloso para ellos y sus familias. En general, preveo que descubriremos formas significativas de optimizar nuestra empresa y fortalecerla.

La fase de recuperación no es un evento puntual, sino un proceso que llevará tiempo mientras nos adaptamos y reconstruimos una gran organización. Es aquí donde vemos verdaderas posibilidades para nuestra empresa, nuestros distribuidores y nuestra contribución al sector. Y es aquí donde maximizamos nuestra oportunidad de servir de la manera única que Okuma lo hace, buscando con pasión fidelizar a nuestros clientes de por vida.

Acerca de Jim King
Jim King es presidente y director de operaciones de Okuma America Corporation.
Conecta con Jim en LinkedIn.

El equipo directivo de Okuma America desea agradecer a Scott Cornwell y al Center for Intentional Leadership sus aportaciones y orientación durante este proceso.