Invertir en comunicación y procesos

En las últimas semanas, la vida ha cambiado drásticamente para todos nosotros, de maneras que jamás hubiéramos imaginado. Como Director de Operaciones de Okuma America , soy responsable de gestionar a personas con una amplia variedad de puestos de trabajo, y juntos hemos tenido que adaptarnos a las nuevas circunstancias derivadas del brote de coronavirus.

La mayoría de los miembros de mi equipo son considerados "empleados esenciales", lo que significa que siguen trabajando presencialmente, respetando estrictamente las medidas de distanciamiento social. Esto incluye a los empleados de los departamentos de envíos y recepción, mantenimiento, reparación de placas, intercambio de husillos y opciones de maquinaria. El resto del equipo de operaciones trabaja de forma remota desde sus oficinas en casa. Si bien no todos trabajamos juntos físicamente como siempre, para mantener la productividad nos centramos en dos áreas clave: apoyar a nuestro personal como miembros valiosos de nuestro equipo y aprovechar las oportunidades para optimizar costos y procesos.

La importancia crucial de la comunicación

En una situación de crisis, uno de los aspectos más importantes que deben abordarse es la comunicación. Compartir información precisa en toda la organización es fundamental, y la rapidez es esencial. A medida que los acontecimientos se desarrollan, a menudo con gran rapidez, debemos encontrar la manera de hacer llegar la información a las personas con la suficiente celeridad para disipar sus inquietudes o temores. Por supuesto, es importante esperar hasta tener la información precisa. Pero actuar en consecuencia, una vez que se dispone de ella, es esencial.

Para lograrlo, hemos intensificado el intercambio interno de información. Tengo chats programados con ciertos grupos de empleados y me comunico con ellos a diario. También hemos aumentado la frecuencia de las reuniones departamentales. Antes, las reuniones mensuales eran suficientes, pero ahora nos reunimos semanalmente para abordar necesidades cambiantes y situaciones nuevas e inusuales. Con tantos cambios en tan poco tiempo, la comunicación es clave para mantener todo esto bajo control.

BUSCAR OPORTUNIDADES PARA AHORRAR COSTOS

A medida que se hicieron evidentes los desafíos de la pandemia, muchas empresas adoptaron una mentalidad de ahorro de costes. En Okuma, dentro del área de operaciones, contamos con dos sectores que generan costes significativos: instalaciones y cadena de suministro. Analizamos detenidamente estos sectores para encontrar maneras de reducir de forma inteligente los gastos mensuales.

Algunas áreas que hemos investigado incluyen la búsqueda de precios más eficientes con nuestros proveedores (con respeto hacia estos valiosos socios) y la búsqueda de formas de consolidar las entregas a nuestras instalaciones. Por ejemplo, ¿podemos limitar la cantidad de entregas que recibimos en nuestra oficina de 5 días a la semana a 2 días a la semana, sin que esto afecte a nuestro negocio? ¿Podemos utilizar a nuestro personal de servicio de campo, que es muy cualificado, para trabajar en nuestras instalaciones en un momento en que los viajes a las instalaciones de los clientes son más limitados? En un entorno empresarial incierto, la reducción y la prevención de costes pueden tener un impacto significativo, y hemos podido implementar algunas mejoras en la eficiencia.

MEJORA DE LOS PROCESOS

Otra área en la que hemos estado trabajando es en el perfeccionamiento de procesos y procedimientos. Ahora es un buen momento para reflexionar y preguntarnos: ¿cuál es la forma correcta de hacerlo?, ¿cuál es la forma más eficaz?, ¿quién debería hacerlo?, ¿y con qué frecuencia? Una vez optimizados los procesos, creamos la documentación y nos aseguramos de contar con materiales de capacitación para la persona que se incorpore al puesto. Esta es una de esas áreas donde se reducen los costos indirectos de la empresa, y es difícil cuantificar los resultados con cifras exactas. Pero si mejoramos 20 procedimientos, sabemos que volveremos con más fuerza cuando la actividad empresarial se reactive.

Durante todo este proceso de cambio y evolución, nos hemos apoyado enormemente en nuestro competente equipo de TI, al que me gusta llamar "la gente inteligente". Hemos colaborado con este grupo para impulsar mejoras en la eficiencia y una mejor comprensión y uso de nuestros sistemas.

INVERTIR EN LAS PERSONAS Y EN EL PROCESO

Me inclino por el estilo de liderazgo conocido como "auténtico". Esto significa que mantengo una estrecha relación con mis equipos, intento escucharlos, estar presente y comprender qué necesitan para tener éxito en sus trabajos. Ahora más que nunca, es importante entender el valor de mantener el contacto tanto a nivel profesional como personal.

Pensándolo bien, nada de esto suena demasiado complicado, ¿verdad? Pero hay muchos matices en las interacciones, y es necesario dedicar tiempo a las personas y al proceso. Una y otra vez, he comprobado que vale la pena la inversión.

Acerca de Mike Vassil
Mike Vassil es Director de Operaciones de Okuma America Corporation.

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